My Blog

Jak pracovat na 10 projektech najednou a nepo*rat se z toho

on 20.3.2019

Asi dva měsíce jsem nanapsal žádný blog. Mělo to jeden jediný důvod. Nedostatek času. Pracoval jsem a stále pracuji na větším množství projektů najednou. Pokud připravujete vícero projektů zároveň je nutné se držet několika jasných pravidel, jinak se z toho zblázníte a postupem času začnete zákonitě chybovat, a to přece nechcete. Připravil jsem detailnější návod jak zvládat práci až na 10 projektech najednou, do čeho a jak si zapisovat poznámky k jednotlivým úkolům, jak vyhodnocovat co má a nemá smysl z pohledu hodinové sazby, na co dát pozor a jaké používat aplikace. V takovém vytížení se pracovní život prolíná s osobním, takže se dotknu i osobní linie.

Tady je můj list MUST FOLLOW, pokud se z přemíry práce nehodláte brzy zbláznit.

 

Všechno si pečlivě evidujte

Měl by to být normální, ale většina lidí toto jednoduché pravidlo nedodržuje. Při větším počtu klientů je důležité si zapisovat všechny kroky, nebo alespoň ty zásadní ve zkratkách. Tvořit si checkboxy a podbody. Já osobně používám Evernote, kde mám vytvořeno tolik zápisníků, kolik mám klientů. V každém zápisníku mám dále poznámky se všemi informacemi. Na začátku je vždy ten nejdůležitější TO DO zápisník, pod ním jsou další, například z porad, sumář hesel a kontaktů atd. Dalším skvělým a už pokročilejším nátrojem je ASANA, což je vysloveně plánovací tool na řízení projektů. Struktura zapisování a rozdělení je už na vás, jak vám to bude vyhovovat.

V Evernote mám i zápisník TARGETS | MILESTONES | STRATEGY, což je celoroční plán s mými cíli. Jakým směrem se budu ubírat, predikce výdělku a minimální finanční cíl, na který bych se chtěl dostat a strategie jak toho dosáhnout. Zároveň je tam rozdělení pracovního a osobního života, tedy i cíle v osobním životě (sport, vzdělání, rodina a další). Toto dělám každý rok v lednu.

Plánujte do bloků

Nepokoušejte se vyřešit několik věcí najednou. Vyhraďte si časové bloky na dané projekty. Začněte naplno používat kalendář a do něj vše zapisujte. Rozlišujte aktivity i barevně. Jiná barva půjde pod již zaběhnutý byznys, jiná na akvizici a další barvy na sport, hobby či osobní aktivity. Bloků se striktně držte. Na začátku dne doporučuji přečíst poštu, udělat si sumář úkolů a začít. Bloky byste měli mít naplánované předem skoro na celý týden, tedy alespoň ty, co máte pevně dané (schůzky, porady a další) a mezery mezi pevně danými bloky vyplníte ten den aktivitami, které potřebujete udělat.

Ukázka mého kalendáře z poloviny března

Ukázka mého kalendáře z poloviny března

Sportovní aktivity mám vyznačené červeně (ano opravdu mám ranní tréninky v 5:30), pracovní úkoly modře, volnočasové aktivity zeleně, nový byznys šedě, žlutá a fialová jsou ostatní věci. Doporučuji barevné rozlišení nastavit a zachovávat. Do kalendáře připisuji rovnou i adresy, kontakty, či další poznámky, ať neztrácím čas hledáním detailů.

Beast mode

Tady se budu v některých věcech opakovat z již minulého článku: Lifestyle Design hacky, ale toto mi opravdu šetří desítky hodin měsíčně! Název BEAST MODE jsem převzal od jednoho šikovného kameramana Davida. Je to jednoduché, prostě si k práci sednete a pracujete. Žádná prokrastinace, žádné vykecávání v kuchyňce, čtení článků a koukání na sociální sítě. S tím souvisí nastavení pracovního prostředí a dalších nežádaných jevů. Doporučuji se řídit těmito body:

NOTIFIKACE | vypněte si je. Vše mám na tichý mód, jen zprávy a volání na vibraci, o zbytku nevím a v danou chvíli ani vědět nechci. Pokud to bude důležité, daná osoba vám zavolá. Vypínám si dokonce i ikonky počtu zpráv u daného média, abych nevěděl, že mám například 15 nepřečtených zpráv na Slacku, už to držíte v hlavě a vyrušuje vás to. Takže vše vypnout.

MAIL 3X DENNĚ | Ráno projíždím veškerou poštu ze všech emailových schránek (a že jich bohužel mám) a sumarizuji úkoly. Na mail koukám kolem poledne a potřetí později odpoledne. Výjimečně v důležitých případech, kdy vím, že mi má něco přijít.

TO NEJJEDNODUŠŠÍ JAKO PRVNÍ | Zlaté pravidlo. Co můžete vyřídit jedním emailem, hovorem či jednoduchou úlohou, udělejte hned. Seznam v TO DO listu se vám opticky ztenčí a působí to dobře na mozek, vypadá to totiž, že jste část úkolů za celý den zvládli hned.

VOLEJTE | Ušetříte si tím spoustu času psaním.

POWER NAP | Přesně 20 minut chvíli po obědě je to nejlepší co můžete udělat. Dle studií je to přesně 26 minut. Před samotným šlofíčkem si dám ještě espresso, kofein mi totiž zabere ve chvíli kdy, se znovu vzbudím a nastartuji.

 

Vzdělávejte se

Najděte si každý den alespoň 30 minut na vzdělávání a sledování novinek z trhu. V online době si nemůžete dovolit zaspat, jinak vás převálcují jiní digitální dravci. Co funguje u mě:

VIDEO OBSAH | V tabletu mám staženou aplikaci TED a každý večer před spaním si vyberu 2 videa, na které se budu dívat druhý den při cestě do práce. Videa si stáhnu do tabletu, fungují tedy i offline. Videa jsou krátká (přibližně 10-15 minut) a samotní spíkři jsou skvělí. Každý si tam najde to svoje a dozví se něco nového.

TRÉNUJTE MOZEK | Další aplikace, která by měla být v tabletu či smartphonu je Lumosity. Jedná se o tréninkový plán vašeho mozku. Pamět, reflexy, rychlé rozhodování. Tak jako trénujeme tělo, tak bychom měli trénovat i hlavu. Opět záležitost na 10 minut denně.

NOVINKY Z TRHU | Do aplikace FEEDLY se mi každý den natahují novinky z trhu. Z médií, které si sám vyberu a dle kategorií, které si sám určím. Stačí vám tedy 5 minut na to, abyste si projeli alespoň názvy článků a perex a byli v obraze. Články, které mě zajímají si nastahuji do aplikace POCKET a uložím offline a přečtu si je opět cestou do práce.

Ukázka Feedly

Ukázka Feedly

Nezapomínejte na sebe

I když je práce hodně, nesmíte zapomenout na sebe, jinak brzy vyhoříte. Najděte si tedy čas na sport, koníčky, rodinu a přátele. Všechno o čem píši jsou spojené nádoby, tedy nefunguje vám jedna část skládanky a díky ní se vám zboří život jak baráček z karet. Viděl jsem spoustu lidí, co vyhořeli. Bohužel pracovní stránka se promítla i do jejich osobní roviny. Práce vám rozhodně nikam neuteče, tedy najděte si čas na svůj osobní život. Snažím se co nejvíce sportovat a každý týden si najdu minimálně 2x-3x čas na posilovnu, 1x týdně na další sportovní aktivitu a často si nechávám mezi schůzkami například 30-40 minut odstup, abych na schůzku mohl dojít ideálně pěšky. Zároveň používám FitBit a měřím si kolik za den ujdu. Minimum je 6 kilometrů, co bych měl ujít každý den. Co se koníčků týče, každý máme ten svůj. Mě začalo bavit létání s dronem, tedy pořídil jsem si DJI Mavic Pro a nosím ho skoro všude sebou.

Co mohu ještě doporučit je ROMWOD, silově strečinková videa, kde každý den cvičíte podle vzoru lektorů. Je to skvělá kombinace relaxu a protahování za relativně dobré peníze na 15 minut denně.

 

Měřte si hodinovku

Každý kvartál si sedněte k Excelu, vyplňte si klienty, které máte, k nim skutečný počet hodin, který na nich odpracujete. Do další kolonky napište vaši měsíční odměnu a díky jednoduchému vzorečku zjistíte hodinovou sazbu. Nejen to, na první pohled uvidíte jestli se vám klient vůbec vyplatí dělat a jestli se rok po roce vůbec posouváte. Pokud pracujete na jednom klientovi například 50 hodin v měsíci a dostáváte za to odměnu 30 000 Kč, tak to není pro seniorního markeťáka žádná výhra. Máte možnost si všechno porovnat a říct si, jestli mi za to ten klient stojí. Jestli se mi nevyplatí si ušetřit 50 hodin na jiné aktivity či hledání nových pracovních možností, než se tu trápit za peníze, které by třeba neodpovídaly vašim představám. Naopak vám poté vyjdou i pozitivní hodnoty, na některých klientech během 3 měsíců zefektivníte práci a procesy a dokážete vše urychlit. Za stejné peníze můžete během stejného času pracovat o efektivněji.

Tady je ukázka, jak by to mohlo vypadat. Pokud máte představu či cíl 1000 Kč za hodinu práce, je načase zauvažovat nad oranžovými klienty a naopak si hýčkat ty zelené. Ale v průměru všech prací jsme přibližně na hodnotě, kterou chceme.

 

 

Digitální detox

Na závěr to nejlepší. Někde baterky dobít musíte a nejlepší cesta je ta do přírody. Toto pravidlo se snažím aplikovat, jak jen to jde, zvláště v letních měsících. Nelze pracovat každý víkend a jednou za měsíc by se měl člověk vyrazit ven. Je mi jasné, že nikdo nepůjde bez telefonu, ale zkuste na něm utlumit všechny notifikace a použít ho jen na focení. Občas se snažím vyrážet i tam, kde signál není.

V letních měsících plánuji víkendové výpravy s průvodcem pro menší skupinky lidí z různých oborů. Prostě víkend, kde se k nám může přidat každý, kdo si myslí, že by si digitální detox zasloužil. Víkend, kde se mohou potkat zajímaví lidé.

=Neváhejte mi napsat a řeknu vám víc=

Snad jsem vám alespoň trochu pomohl, zkuste začít s několika body, co popisuji a uvidíte, že se výsledky dostaví velmi brzo. Případně mi napište, jak vám to jde, rád pomohu.

Ondřej VáchaJak pracovat na 10 projektech najednou a nepo*rat se z toho